Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados es la sociedad comercial VIVA AUSTRALIA INTERNACIONAL S.A.S., legalmente constituida e identificada bajo las leyes colombianas, con domicilio principal en la Calle 125 #17-24, Bogotá, Colombia, representada legalmente por Frank Cross. Para peticiones, consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con esta Política, el correo de contacto designado es: desarrollo@vivaaustralia.com.co.

2. Alcance de la Política

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se aplica a todos los datos de carácter personal que los usuarios suministren voluntariamente a través del sitio web oficial de la marca, formularios del Point Test, encuestas de viabilidad, canales de contacto y comunicaciones institucionales vinculadas.

3. Normatividad Aplicable

Esta política se rige bajo los principios de licitud y transparencia y se estructura de conformidad con las siguientes regulaciones vigentes:

• Constitución Política de Colombia: Artículo 15 (Derecho fundamental al Habeas Data).
• Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• Decreto 1074 de 2015: Normativa reglamentaria del sector comercio, industria y turismo.
• Cuando resulte aplicable por extraterritorialidad del servicio, la Privacy Act 1988 (Cth) de Australia y los Australian Privacy Principles (APPs).

4. Datos Personales que Pueden Recopilarse

Viva Australia recopila la información estrictamente necesaria para la prestación del servicio. Dependiendo del formulario interactivo utilizado, los datos capturados pueden incluir:

• Identificación básica: Nombre completo, edad actual y país de residencia.
• Contacto: Dirección de correo electrónico y número de teléfono/WhatsApp.
• Información profesional y educativa: Ocupación o profesión, nivel educativo máximo, nivel estimado de idioma inglés y años de experiencia laboral calificada relevante.
• Información de planes y logística: Tipo de visado de interés, plazos estimados de viaje, presupuesto aproximado y disponibilidad para residir en zonas regionales de Australia.

5. Finalidades Principales del Tratamiento

Los datos personales suministrados por el titular serán utilizados de forma exclusiva para el cumplimiento de las siguientes actividades autorizadas:

• Atender solicitudes, dudas y consultas de forma ágil y personalizada.
• Evaluar perfiles académicos, profesionales y migratorios preliminares de los interesados.
• Procesar el Point Test interactivo y la encuesta de viabilidad del interesado.
• Generar reportes y documentos técnicos de resultados (como el PDF con la estimación de puntaje del Point Test).
• Contactar al interesado a través de canales telefónicos, correos electrónicos o servicios de mensajería instantánea.
• Prestar de manera integral servicios de asesoría educativa, de visado, migratorios u otros afines contratados.
• Preparar propuestas comerciales, presupuestos y contratos de prestación de servicios.
• Gestionar la base de clientes y leads para la prospección y fidelización comercial de la organización.
• Mantener registros históricos y probatorios en cumplimiento de normativas de auditoría interna y comercial.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
• Prevenir fraudes, abusos de uso, incidencias técnicas y problemas de seguridad de la información.
• Elaborar análisis internos y estadísticas de comportamiento de usuarios del sitio.
• Enviar boletines comerciales, promociones y campañas de marketing cuando el usuario lo haya autorizado explícitamente en una casilla separada.

6. Comunicaciones Comerciales y Marketing

De acuerdo con la normatividad, el titular tiene el derecho de decidir libremente si desea recibir comunicaciones comerciales de marketing, promociones e invitaciones a eventos por parte de Viva Australia. El otorgamiento del consentimiento para mercadeo es opcional e independiente de la autorización requerida para procesar las evaluaciones de perfil, y puede ser revocado en cualquier momento escribiendo al canal de soporte oficial.

7. Uso de Proveedores Tecnológicos y Almacenamiento

Para garantizar la seguridad de la información y la óptima gestión de leads, los datos son recopilados y gestionados a través de plataformas tecnológicas de terceros proveedores:

• Google Workspace (Google Sheets): Hojas de cálculo y bases de datos en la nube para el almacenamiento de registros y leads.
• GoHighLevel: Plataforma CRM y de marketing automation para la gestión de relaciones comerciales.
• Vercel: Proveedor de hosting serverless seguro donde se aloja el código de la aplicación.
• Proveedores de comunicaciones (WhatsApp, correo institucional): Canales integrados para la transmisión directa de notificaciones al titular.

8. Transmisión y Transferencia Internacional de Datos

Los datos personales recopilados pueden ser transmitidos a servidores de los proveedores tecnológicos anteriormente mencionados localizados fuera del territorio nacional (infraestructura internacional de la nube). Viva Australia adopta medidas razonables e idóneas para asegurar que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de confidencialidad y protección de datos, asegurando una custodia legal conforme a las normativas de Habeas Data correspondientes.

9. Conservación de la Información

Los datos de carácter personal se conservarán en las bases de datos de la organización por un periodo general de siete (7) años, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija un periodo diferente, o el titular ejerza su derecho de supresión de datos conforme a los procedimientos previstos en esta política.

10. Medidas de Seguridad de la Información

Viva Australia adopta medidas de seguridad organizativas, físicas y tecnológicas para evitar el acceso no autorizado, uso indebido, alteración o pérdida de los datos de su base de datos. Sin embargo, dado que no existe la seguridad absoluta en internet ni en los sistemas de comunicación digitales, Viva Australia no puede asegurar la infalibilidad absoluta de la infraestructura frente a ciberataques maliciosos complejos, pero se compromete a actuar con debida diligencia y transparencia ante cualquier incidente.

11. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Habeas Data, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Viva Australia.
• Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización de tratamiento y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales.
• Presentar consultas o reclamos directamente ante la organización.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, una vez agotado el trámite directo de reclamo ante Viva Australia.

12. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer sus derechos, el titular de la información puede presentar una solicitud formal enviando un correo a desarrollo@vivaaustralia.com.co. Dicha comunicación deberá contener obligatoriamente:

• Nombre completo del titular de los datos.
• Número de documento de identidad o acreditación idónea de representación cuando actúe a nombre de un tercero.
• Descripción clara y detallada de la solicitud (consulta, corrección, actualización, revocatoria o supresión de datos).
• Datos de contacto para el envío de respuestas (correo electrónico o número de teléfono).
• Cualquier documento o soporte que pretenda hacer valer.

13. Tiempos de Respuesta a Consultas y Reclamos

Las solicitudes que tengan carácter de consulta serán respondidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo oficial. Por su parte, los reclamos o solicitudes de supresión/actualización se responderán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

14. Datos de Menores de Edad y Datos Sensibles

Viva Australia no recopila de forma activa datos de menores de 18 años ni datos considerados sensibles (como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o biométricos). En caso de ser necesarios dichos datos para un proceso migratorio formal o trámite de visado, se requerirá de forma previa y explícita el consentimiento libre e informado de sus representantes legales y tutores conforme a la ley.

15. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Actualmente, el sitio web de Viva Australia no incluye scripts de seguimiento invasivo, Google Analytics, Meta Pixel ni cookies analíticas de terceros. El tratamiento de cookies se limita a las necesarias para el funcionamiento operativo básico del portal. Si en el futuro se incorporasen tecnologías de analítica o publicidad no esenciales, esta política y los mecanismos de consentimiento de cookies correspondientes serán actualizados y publicados antes de su activación.

16. Modificaciones de la Política

Viva Australia se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento en respuesta a cambios legislativos o mejoras operativas del servicio. Cualquier modificación sustancial será notificada mediante avisos destacados en el sitio oficial.